Evenement organiseren
Als u een evenement wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente of doet u een melding.
Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is. Denk bijvoorbeeld aan een muziekfestival, kinderevenement, rommelmarkt, markt, optocht of sportwedstrijd op de openbare weg.
- Als u meer dan 100 personen verwacht, vraagt u een evenementenvergunning aan.
- Als u minder dan 100 personen verwacht, volstaat vaak een melding.
Wat moet ik doen?
Indieningstermijn
- melding klein evenement: minimaal 10 werkdagen voor het evenement
- regulier evenement: 8 weken vóór aanvang van het evenement
- aandachtsevenement: 19 weken voor aanvang van het evenement
Gezondheid en veiligheid bij evenementen
Wilt u als organisator meer weten over de gezondheid en veiligheid bij evenementen? Bekijk dan het digitaal informatiemagazine van de GGD Hollands Noorden. Hierin leest u wat de grootste risico’s zijn met betrekking tot veiligheid, gezondheid, infectieziekten en welke maatregelen een organisator kan en moet nemen.
Melden van gebruik grondankers of graafwerkzaamheden
Maakt u bij uw evenement gebruik van tenten en andere bouwsels ? En moet u hiervoor grondankers plaatsen of graafwerkzaamheden uitvoeren? Dan bent u wettelijk verplicht vooraf een KLIC-melding te doen bij het Kadaster. Na de melding ontvangt u kabel- en leidinginformatie van de plek waar u gaat graven. U gebruikt deze informatie om graafschade en gevaarlijke situaties te voorkomen.
Wat moet ik meenemen?
Voor de online aanvraag heeft u DigiD of eHerkenning nodig. Met DigiD of eHerkenning identificeert u zich veilig en eenvoudig online. Zo hebben wij meer zekerheid over uw online identiteit.
- Vraagt u de vergunning aan namens uzelf? Dan heeft u DigiD nodig. Heeft u nog geen DigiD? Vraag dan eerst DigiD aan.
- Vraagt u de vergunning aan namens een organisatie? Dan heeft u eHerkenning met betrouwbaarheidsniveau 2+ nodig. Heeft u nog geen eHerkenning betrouwbaarheidsniveau 2+? Vraag dan eerst eHerkenning 2+ aan.
Let op: u moet bijlagen meesturen bij uw aanvraag. In totaal mag dit niet meer dan 8MB aan gegevensbestanden zijn. Zorg voor kleine bestanden zodat u de 8 MB niet overschrijdt.
1. Situatietekening van het evenement
- In alle gevallen is een situatietekening nodig.
- Waarom en hoe maak ik een situatietekening? Bekijk de uitleg.
2. Inrichtingstekening van tent en/of gebouw
- Gebruikt u een tent en/of gebouw waar 50 personen of meer tegelijkertijd aanwezig zijn, dan is een inrichtingstekening nodig.
- Waarom en hoe maak ik een inrichtingstekening? Bekijk de uitleg.
- Er zijn ook constructiegegevens nodig (bouwboek tent). Deze hoeft u niet bij de aanvraag aan te leveren. Hiervoor nemen wij contact met u op.
3. Draaiboek en/of veiligheidsplan
- Als u een draaiboek heeft, dan levert u deze aan bij de gemeente.
- Bij aandachts-evenementen is een veiligheidsplan nodig. Download het en vul het plan in.
- Als u graafwerkzaamheden moet uitvoeren of grondankers moet plaatsen omdat u tenten of andere bouwsels gebruikt, is een KLIC-melding bij het Kadaster verplicht.
4. Bij gebruik tent(en)
- Certificaat brandveiligheid van de tenten. Deze is te verkrijgen bij de leverancier van de tent(en)
5. Bij gebruik terrein derden
- Schriftelijke toestemming van eigenaar (toestemming dient ondertekend te zijn)
6. Bij het schenken van alcohol tegen betaling (artikel 35 ontheffing)
- Kopie verklaring van diploma sociale hygiëne van de leidinggevende(n)
- Kopie geldig legitimatiebewijs van de leidinggevende(n) (identiteitskaart of paspoort)
- Adresgegevens van leidinggevende(n)
7. Als het een sportevenement, demonstratie of betoog betreft
- Route
- Locatie verkeersregelaar(s)
8. Bij inzet verkeersregelaars
- Kopie aanstellingsbesluit van de verkeersregelaar(s). Als de verkeersregelaars nog niet zijn aangesteld kunnen zij een e-learning doen via www.verkeersregelaarsexamen.nl. Let op; dit moet u ruim op tijd doen.
Wat kost het?
Kosten evenementenvergunning
Het aanvragen van de evenementenvergunning is gratis. U betaalt wel voor eventuele overige vergunningen / ontheffingen.
Soort vergunning / ontheffing | Kosten 2024 |
---|---|
Reclameborden plaatsen | |
Loterijvergunning | € 16,85 |
Drankontheffing (art 35 Alcoholwet) | € 30,90 |
Hoe werkt het?
Vergunning aanvragen
U moet een vergunning aanvragen via het formulier als een of meer van onderstaande zaken van toepassing is/zijn.
- Er zijn meer dan 100 personen gelijktijdig aanwezig.
- Uw evenement is na 01:00 uur afgelopen.
- Er is muziek voor 07:00 uur 's ochtends of na 0:00 uur(middernacht).
- U plaatst een tent, bar, podia, springkussen, geluidstoren of een ander object.
- U gebruikt professionele geluidsapparatuur met grote boxen en u produceert meer dan 70dB(A).
- U maakt reclame om bezoekers te trekken.
- U laat mensen overnachten.
Evenement melden
Is geen van bovenstaande zaken het geval? Dan volstaat een melding. U doet dit via hetzelfde formulier.
Kermisborrels
Organiseert u een kermisborrel? Dan moet u een evenementenvergunning aanvragen én een art.35 alcoholontheffing. Houd er rekening mee dat de eindtijd van een kermisborrel vast staat. Deze is van maandag tot en met zaterdag tot 23:00 uur en op zondag 19:00 uur.
Hoe lang duurt het?
Bekijk ons evenementenbeleid
Meerjarenvergunning evenement: uitleg en meldingsformulier
Hebt u een evenementenvergunning voor 3 jaar ontvangen? Dan doet u alleen een melding. Deze melding moet u ieder jaar vóór 15 oktober voor het jaar daarop doen door het invullen van het meldingsformulier.
Voorwaarden om in aanmerking te komen voor een meerjarenvergunning
- De omstandigheden veranderen niet: het evenement vindt ieder jaar rondom dezelfde tijd plaats en in dezelfde vorm.
- De opzet, het aantal bezoekers, tijden en de indeling van het terrein mogen dus niet veranderen. Het evenement is al twee keer eerder succesvol georganiseerd.
- De voorschriften zijn steeds nageleefd en het evenement is steeds goed verlopen.
Meldingsformulier evenement binnen meerjarenvergunning
Voor het melden van uw evenement waarvoor u een meerjarenvergunning heeft, maakt u gebruik van dit formulier.
U mailt het ingevulde formulier naar Team Vergunningen, apv@koggenland.nl
Extra informatie
Wilt u met sportmotoren het geluidsniveau overschrijden op een evenement of sportterrein? Dan moet u een ontheffing aanvragen bij de provincie.
Evenementenkalender
Evenementen waarvoor de gemeente een vergunning heeft afgegeven, staan vermeld in de Kalender.