Evenement organiseren

Als u een evenement wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente of doet u een melding.

Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is. Denk bijvoorbeeld aan een muziekfestival, kinderevenement, rommelmarkt, markt, optocht of sportwedstrijd op de openbare weg.

Als u meer dan 100 personen verwacht, vraagt u een evenementenvergunning aan.
Als u minder dan 100 personen verwacht, volstaat vaak een melding.

Vraag online uw vergunning aan of meld uw evenement

Wat moet ik doen?

Indieningstermijn

melding klein evenement: minimaal 10 werkdagen voor het evenement
regulier evenement: 8 weken vóór aanvang van het evenement
aandachtsevenement: 19 weken voor aanvang van het evenement

Gezondheid en veiligheid bij evenementen

Wilt u als organisator meer weten over de gezondheid en veiligheid bij evenementen? Bekijk dan het digitaal informatiemagazine van de GGD Hollands Noorden. Hierin leest u wat de grootste risico’s zijn met betrekking tot veiligheid, gezondheid, infectieziekten en welke maatregelen een organisator kan en moet nemen.

Melden van gebruik grondankers of graafwerkzaamheden

Maakt u bij uw evenement gebruik van tenten en andere bouwsels ? En moet u hiervoor grondankers plaatsen of graafwerkzaamheden uitvoeren? Dan bent u wettelijk verplicht vooraf een KLIC-melding te doen bij het Kadaster. Na de melding ontvangt u kabel- en leidinginformatie van de plek waar u gaat graven. U gebruikt deze informatie om graafschade en gevaarlijke situaties te voorkomen.

Wat moet ik meenemen?

Voor de online aanvraag heeft u DigiD of eHerkenning nodig. Met DigiD of eHerkenning identificeert u zich veilig en eenvoudig online. Zo hebben wij meer zekerheid over uw online identiteit.

Vraagt u de vergunning aan namens uzelf? Dan heeft u DigiD nodig. Heeft u nog geen DigiD? Vraag dan eerst DigiD aan.
Vraagt u de vergunning aan namens een organisatie? Dan heeft u eHerkenning met betrouwbaarheidsniveau 2+ nodig. Heeft u nog geen eHerkenning betrouwbaarheidsniveau 2+? Vraag dan eerst eHerkenning 2+ aan.

Let op: u moet bijlagen meesturen bij uw aanvraag. In totaal mag dit niet meer dan 15MB aan gegevensbestanden zijn. Zorg voor kleine bestanden zodat u de 15MB niet overschrijdt.

1. Situatietekening van het evenement

In alle gevallen is een situatietekening nodig.
Waarom en hoe maak ik een situatietekening? Bekijk de uitleg.

2. Inrichtingstekening van tent en/of gebouw

Gebruikt u een tent en/of gebouw waar 50 personen of meer tegelijkertijd aanwezig zijn, dan is een inrichtingstekening nodig.
Waarom en hoe maak ik een inrichtingstekening? Bekijk de uitleg.
Er zijn ook constructiegegevens nodig (bouwboek tent). Deze hoeft u niet bij de aanvraag aan te leveren. Hiervoor nemen wij contact met u op.

3. Draaiboek en/of veiligheidsplan

Als u een draaiboek heeft, dan levert u deze aan bij de gemeente.
Bij aandachts-evenementen is een veiligheidsplan nodig. Download het en vul het plan in.
Als u graafwerkzaamheden moet uitvoeren of grondankers moet plaatsen omdat u tenten of andere bouwsels gebruikt, is een KLIC-melding bij het Kadaster verplicht.

4. Bij gebruik tent(en)

Certificaat brandveiligheid van de tenten. Deze is te verkrijgen bij de leverancier van de tent(en)

5. Bij gebruik terrein derden

Schriftelijke toestemming van eigenaar (toestemming dient ondertekend te zijn)

6. Bij het schenken van alcohol tegen betaling (artikel 35 ontheffing)

Kopie verklaring van diploma sociale hygiëne van de leidinggevende(n)
Kopie geldig legitimatiebewijs van de leidinggevende(n) (identiteitskaart of paspoort)
Adresgegevens van leidinggevende(n)

7. Als het een sportevenement, demonstratie of betoog betreft

Route
Locatie verkeersregelaar(s)

8. Bij inzet verkeersregelaars

Kopie aanstellingsbesluit van de verkeersregelaar(s). Als de verkeersregelaars nog niet zijn aangesteld kunnen zij een e-learning doen via www.verkeersregelaarsexamen.nl. Let op; dit moet u ruim op tijd doen.

Wat kost het?

Kosten evenementenvergunning

Het aanvragen van de evenementenvergunning is gratis. U betaalt wel voor eventuele overige vergunningen / ontheffingen.

Soort vergunning / ontheffing	Kosten
Loterijvergunning	€ 16,85
Drankontheffing (art 35 Alcoholwet)	€ 30,90

Hoe werkt het?

Vergunning aanvragen

U moet een vergunning aanvragen via het formulier als een of meer van onderstaande zaken van toepassing is/zijn.

Er zijn meer dan 100 personen gelijktijdig aanwezig.
Uw evenement is na 01:00 uur afgelopen.
Er is muziek voor 07:00 uur 's ochtends of na 0:00 uur(middernacht).
U plaatst een tent, bar, podia, springkussen, geluidstoren of een ander object.
U gebruikt professionele geluidsapparatuur met grote boxen en u produceert meer dan 70dB(A).
U maakt reclame om bezoekers te trekken.
U laat mensen overnachten.

Evenement melden

Is geen van bovenstaande zaken het geval? Dan volstaat een melding. U doet dit via hetzelfde formulier.

Kermisborrels

Organiseert u een kermisborrel? Dan moet u een evenementenvergunning aanvragen én een art.35 alcoholontheffing. Houd er rekening mee dat de eindtijd van een kermisborrel vast staat. Deze is van maandag tot en met zaterdag tot 23:00 uur en op zondag 19:00 uur.

Hoe lang duurt het?

Bekijk ons evenementenbeleid

Meerjarenvergunning evenement: uitleg en meldingsformulier

Hebt u een evenementenvergunning voor 3 jaar ontvangen? Dan doet u alleen een melding. Deze melding moet u ieder jaar vóór 15 oktober voor het jaar daarop doen door het invullen van het meldingsformulier.

Voorwaarden om in aanmerking te komen voor een meerjarenvergunning

De omstandigheden veranderen niet: het evenement vindt ieder jaar rondom dezelfde tijd plaats en in dezelfde vorm.
De opzet, het aantal bezoekers, tijden en de indeling van het terrein mogen dus niet veranderen. Het evenement is al twee keer eerder succesvol georganiseerd.
De voorschriften zijn steeds nageleefd en het evenement is steeds goed verlopen.